L’intérêt du rapport d’étonnement : un exercice utile à tous les niveaux
Jugé parfois comme chronophage aussi bien pour le nouvel arrivant que pour son manager, un rapport d’étonnement concis est une véritable source d’information pour l’entreprise, son manager mais aussi un message fort du nouvel arrivant.
Intérêt du rapport d’étonnement pour l’entreprise
Lorsqu’une entreprise recrute pour répondre à un besoin, elle cherche avant tout à créer ou acquérir une compétence. Cette compétence, exercée par le futur collaborateur, à été acquise dans un environnement différent. La nouvelle recrue à ainsi été soumise à des heures de formations formels et informels, pour voir différentes formes d’organisation et c’est aussi pour cela que vous l’avez recruté. De plus, son regard extérieur lui permet d’être plus critique et d’observer des choses qui sont pour vous acquises mais qui peuvent encore être améliorées.
Enfin, il est possible que le nouveau collaborateur vienne d’une entreprise concurrente et, sans rentrer dans un exercice d’espionnage industriel, il est possible pour vous d’avoir un aperçu de la façon dont ce dernier fonctionne.
C’est enfin un message concernant la culture d’entreprise présente au sein de l’organisation, qui montre qu’elle valorise l’avis des salariés et considère qu’ils ont quelque chose à apporter et ce dès leur arrivée.
Intérêt du rapport d’étonnement pour le nouveau collaborateur
Pour le collaborateur, le rapport d’étonnement présente aussi plusieurs intérêts. Premièrement, c’est un moyen de mettre en avant sa manière de réfléchir et sa vision de l’organisation. Ce premier rendu va servir donc d’une certaine manière à affirmer sa philosophie et l’approche qu’il a de sa fonction.
C’est ensuite un moyen d’orienter son onboarding. Si la nouvelle recrue vient d’une entreprise plus structurée et expérimentée, le manager pourra adapter le parcours d’intégration en connaissance de cause. À l’inverse un rapport d’étonnement mettant en avant une expérience précédente moins riche sera le signe qu’un suivi plus assidu est nécessaire par le manager. C’est aussi un moyen pour le nouveau collaborateur de suggérer des missions ou projets dans lesquels il aurait des affinités et souhaiterait s’investir.
Intérêt du rapport d’étonnement pour le manager du nouvel arrivant
Pour le manager, même s’il n’est pas une évaluation, le rapport d’étonnement est un premier moyen de découvrir le dernier membre de son équipe. C’est aussi une base intéressante pour définir certaines priorités et confronter ses propres convictions avec une personne raisonnant encore avec la mentalité d’un externe.
Le rapport d’étonnement n’est pas limité aux stages
L’exercice du rapport d’étonnement pouvant paraître scolaire, il est souvent limité aux stagiaires et alternants. C’est une erreur car c’est pour les personnes ayant une carrière déjà établie, de l’expérience, et un poste moins opérationnel qu’il fait sens. La bonne approche du rapport d’étonnement est de le considérer comme une mini-mission de consulting dont le rendu doit tenir sur une page et faire l’objet d’une discussion : plus l’historique professionnel est important, plus le rapport sera riche.
Modèle de rapport d’étonnement : les différentes méthodes
Il existe différentes approches pour construire un modèle ou template de rapport d’étonnement à assigner aux nouveaux arrivants.
Le rapport d’étonnement libre
Il s’agit ici de ne pas orienter le rapport afin de permettre au collaborateur de s’exprimer librement. L’avantage est qu’ici on rentre dans la véritable observation et on ne limite ni la créativité ni le champ du rapport. La philosophie est bonne car il est toujours compliqué de cadrer un exercice censé mettre en question ses propres méthodes !
Le rapport d’étonnement dirigé par des questions
Il s’agit ici au contraire d’établir une dizaine de questions qui vont permettre d’orienter le rapport. L’avantage est que l’apport attendu est plus clair et que cela permettra d’inspirer les collaborateurs qui ont plus de mal à se projeter. Il faut cependant que les questions laissent la place à des observations libres et ne limitent pas le regard extérieur du nouvel arrivant.
Exemple de rapport d’étonnement
Prenons ici un modèle de rapport d’étonnement plus dirigé et tâchons d’établir un template simple qui pourra servir de base.
- Quelle est la principale différence entre vos premières semaines d’intégration chez nous comparées à celles que vous aviez vécues dans vos entreprises précédentes ?
- Quelles sont les forces et faiblesses de notre organisation ? (exemple : voyez-vous un poste ou service manquant, une façon d’optimiser notre manière de nous organiser…)
- Au regard de votre expérience des entreprises de notre secteur, sur quels aspects sommes-nous en retard / en avance ?
- Si nous devions organiser une formation pour tous les membres de l » entreprise, quel serait votre choix principal ?
- Si vous pouviez lancer un projet sans limites de ressource, quel serait votre choix prioritaire au regard de ce que vous avez observé.
- Qu’est ce qui vous a le plus marqué dans notre culture d’entreprise ?
- Qu’est ce qui vous a le plus surpris dans notre entreprise comparée à l’image que vous vous en faisiez en tant que candidat ?
- Avez-vous d’autres observations que vous jugez importantes ?
Les pièges à éviter en mettant en place un rapport d’étonnement
- Le transformer en un système d’évaluation ou de feedbacks entre le manager et le nouveau collaborateur
- Exiger un rapport trop long qui sera perçu comme une tâche plus qu’une opportunité
- Poser trop de questions inquisitoires sur l’entreprise précédente
- Rendre le rapport trop dirigiste en limitant les observations du nouveau collaborateur
- Ne pas expliquer l’intérêt du rapport avant de le demander
- Ne pas prendre le temps, une fois le rapport terminé, d’en discuter avec le nouveau salarié
- Créer trop d’attente en faisant espérer que des mesures concrètes seront mises en place immédiatement au regard des observations du collaborateur.
