L’annonce d’un départ est aussi importante pour le collaborateur qui s’en va que pour le reste de l’organisation
Annoncer une arrivée est toujours une nouvelle excitante. C’est le signe que l’activité fonctionne, que l’entreprise se lance dans de nouveaux défis (dans le cadre d’une création de poste), que l’organisation va bénéficier d’une nouvelle personnalité qui apportera des compétences et une valeur ajoutée à l’entreprise…
Un départ est lui toujours vu comme une tension. Les salariés se demandant la raison qui pousse une personne à ne plus faire partie de l’entreprise, comment le travail va-t-il se diviser entre les salariés restants, si la personne est remplacée…
On voit donc que l’annonce, au-delà d’être informative, doit aussi répondre à ses différents enjeux. Afin de minimiser les impacts négatifs de la perte d’un collaborateur pour le reste des salariés, il est nécessaire que l’annonce puisse :
- Expliquer les raisons de ce départ
- Préciser la façon dont le travail va se réorganiser afin d’assurer une continuité et un fonctionnement efficace du service ou de l’équipe impacté par le départ
- Définir le remplacement du collaborateur sortant ou la réorganisation du service dans un futur proche
Ainsi, si l’annonce ne concerne qu’un seul salarié, ce sont tous les salariés restants qui attendent avec impatience d’en savoir plus et l’annonce, si elle ne reste qu’un outil, va permettre de fixer un cap sur lequel se reposer.
L’annonce de départ d’un salarié est une illustration de la culture d’une entreprise
La dimension humaine de l’annonce est aussi très importante car on parle du départ d’un collaborateur qui a passé parfois plusieurs dizaines d’années de sa vie professionnelle au sein de l’entreprise, a pu accomplir de nombreuses réalisations bénéfiques au cours de sa carrière et nouer des relations parfois fortes avec les autres salariés. Une annonce soignée est donc aussi nécessaire pour deux raisons précises :
- l’éthique professionnelle du manager, qui souhaite remercier le collaborateur sortant
- La gestion de la sortie des collaborateurs sortants, qui est une forme de la culture d’entreprise en place
Concernant le dernier point sur la culture d’entreprise, c’est un point essentiel car les salariés démissionnaires d’aujourd’hui peuvent devenir les recrues de demain et surtout que ces derniers vont constituer des ambassadeurs de l’entreprise en faisant partie de son réseau pendant plusieurs années après la fin de leur contrat. Certes, ce n’est pas l’annonce qui représente le plus grand enjeu, mais elle est un élément qui cristallise la façon dont l’entreprise entretient une relation avec ses anciens collaborateurs.
Les différentes façons d’annoncer le départ d’un membre de l’équipe
Si l’annonce via l’envoi d’un mail est une bonne manière d’annoncer officiellement le départ d’un collaborateur, il est aussi nécessaire de mettre en œuvre d’autres modes de communication plus personnels.
On peut ainsi permettre au collaborateur qui quitte l’entreprise de s’exprimer lors d’une réunion ou de laisser son manager prendre la parole pour le remercier de vive voix et préciser comment les choses vont s’organiser sur les semaines à venir afin de compenser la perte de cet effectif. Il est toujours nécessaire d’associer le salarié, car il s’agit de son départ, mais quand bien même la volonté de ce dernier serait de rester discret il reste important d’apporter de l’information aux autres collaborateurs.
Les moments qui peuvent être intéressants pour annoncer le départ d’un salarié sont :
- un événement d’entreprise ou séminaire
- Une réunion d’équipe
- Un team building
Quand et surtout combien de temps avant le départ du collaborateur faut-il envoyer l’annonce ?
La pratique la plus courante est d’annoncer le départ du collaborateur une fois que ce dernier a remis sa lettre de licenciement aux ressources humaines contre signature. Il est ensuite possible de commencer à envoyer une annonce par mail ou plutôt, comme précisé, d’en informer d’abord les collaborateurs de façon plus informelle en accord avec le salarié sortant.
Existe-t-il un template ou modèle de mail d’annonce d’arrivée d’un nouveau salarié ?
Si l’annonce de départ varie d’une entreprise à l’autre, il est important d’y faire figurer certains éléments. Voici la liste informations que doit comporter l’annonce de départ d’un salarié :
- Un contexte
- Une raison
- Son parcours
- Ses réussites
- Le remplacement / l’adaptation
- Les remerciements
Ainsi, à titre d’exemple, voici un modèle d’annonce de départ :
« Par la présente, nous vous informons du départ de Pascal Dupont à compter du 15 juin prochain.
Pascal souhaite donner un souffle nouveau à sa carrière en réalisant un projet entrepreneurial avec son épouse, dans lequel nous lui souhaitons toute la réussite possible.
Arrivé dans l’entreprise en tant que commercial en 2016, puis ayant pris le rôle de Directeur commercial en 2018, Pascal nous aura marqués par son goût pour le challenge et ses qualités humaines.
Pascal a été l’artisan de notre réussite commerciale, nous permettant de doubler notre chiffre d’affaires que les 3 dernières années. Malgré un contexte difficile, Pascal a su coordonner le lancement de nos derniers produits innovants, motiver et former son équipe avec un grand professionnalisme.
Nous allons donc mettre en place un processus de recrutement, ouvert en interne et en externe, afin de lui trouver un successeur au plus vite. En attendant, Fabrice Michel coordonnera notre action commerciale pour les projets en cours.
Nous vous invitons à nous rejoindre dans nos vœux de réussite pour cette nouvelle page de la carrière de Pascal.
La Direction »
