Une arrivée est un moment importante pour l’organisation mais aussi pour l’équipe
Peu importe sa taille, son secteur, sa culture d’entreprise… L’arrivée d’un nouveau collaborateur est toujours un événement pour une organisation. Qu’elle réponde à un remplacement ou une création de poste, qu’elle soit désirée ou redoutée, comprise ou sujette à des interrogations… Cela fait partie des événements importants lorsque l’on analyse rétrospectivement une année en entreprise, que l’on soit manager ou simple collègue du nouveau membre de l’équipe.
Il faut donc prendre en compte ces éléments pour comprendre en quoi l’annonce revêt son importance. Elle répond à plusieurs objectifs :
- faire connaître le poste du nouveau collaborateur, sa mission et son périmètre
- faire découvrir le parcours, l’histoire voire même la personnalité de ce nouveau membre de l’équipe
- Permettre aux personnes qui vont agir directement ou indirectement avec le salarié recruté de mieux comprendre en quoi ce dernier va pouvoir leur être utile.
- Donner encore plus de corps à la stratégie de l’entreprise et comment ce recrutement s’inscrit dans cette dernière.
On voit donc d’annoncer l’arrivée d’un nouveau salarié est bien plus qu’une simple formalité administrative, mais répond à de véritables questionnements et permet de fixer un cap à tous les niveaux de l’organisation et peu importe la proximité des collaborateurs avec la personne fraîchement débarquée.
Un premier moyen de faciliter la tâche du nouveau collaborateur
Si l’annonce d’arrivée est utile à tous les niveaux, elle va aussi être un premier outil qui facilite l’insertion du salarié au sein de sa nouvelle aventure professionnelle. Afin de comprendre quelles sont les bases d’une bonne annonce, il faut aussi se poser la question de savoir de quoi le nouveau collaborateur aura besoin lors de son arrivée. Plusieurs pistes vont permettre de guider la rédaction de ce message d’arrivée :
- Savoir pourquoi son poste est créé, quelle est sa mission et être légitimé auprès des autres collaborateurs par la direction
- Faire connaître son rôle, périmètre et ce qu’il peut apporter
- Recevoir le soutien de ses futurs collègues et faire en sorte que ces derniers puissent soutenir son arrivée à la hauteur de leurs moyens.
- Avoir le sentiment qu’il a fait le bon choix, monter en compétence et sentir qu’il s’intègre au sein de la nouvelle structure.
L’annonce est donc aussi un moyen de préparer l’arrivée de la nouvelle recrue en informant ses futurs interlocuteurs, en évangélisant sa mission et en mettant en ordre de marche l’organisation pour l’accueillir. Le message d’annonce est des éléments de l’onboarding du nouveau collaborateur.
L’annonce d’un nouveau collaborateur nécessite différentes formes
Envoyer un message, même bien rédigé et informatif, n’est qu’une des étapes de l’annonce de cette nouvelle arrivée. Il est ainsi nécessaire de rassembler les membres de l’équipe pour leur partager la nouvelle de vive voix et de recueillir leurs feedbacks, de pouvoir aussi par la même manière de planifier les premières semaines du nouvel arrivant, de répondre à des questions et même d’identifier les points de tension.
Cet exercice d’échange doit se faire selon nous avant d’annoncer plus officiellement au reste de l’organisation l’arrivée du collaborateur, car ces discussions vont permettre d’identifier facilement quelles sont les attentes et questionnements des autres membres de l’équipe et de permettre de rendre l’annonce encore plus utile et informative.
Quand et surtout combien de temps avant l’arrivée du collaborateur faut-il envoyer l’annonce ?
Il serait tentant d’annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur dès la signature de son contrat, mais nous conseillons d’attendre une première réunion d’information avec sa future équipe avant d’informer toute l’organisation. Ces derniers se sentiront partie prenante de son arrivée, se verront comme plus valorisés d’être averti les premiers en tant que collaborateur direct et cela permettra aussi d’identifier des informations intéressantes pour rendre l’annonce encore plus impactante.
Le scénario idéal selon nous est donc le suivant : signature du contrat – réunion d’équipe – annonce – arrivée.
Concernant le timing, il faut respecter un certain équilibre, car annoncer l’arrivée d’un collaborateur 2 mois à l’avance fera perdre de l’impact et courir le risque que cette dernière soit oubliée. Selon nous, 2 semaines permettront d’assurer une information en amont tout en l’inscrivant dans un présent tangible.
Existe-t-il un template ou modèle de mail d’annonce d’arrivée d’un nouveau salarié ?
Maintenant que l’annonce a été replacée dans son contexte et que cet exercice est plus clair, reste à déterminer un modèle d’annonce d’arrivée qui réponde aux besoins identifiés.
Voici un exemple de template d’annonce d’arrivée informatif et efficace :
- Contexte
- Mission
- Poste
- Parcours
- Personnalité (en fonction de la culture d’entreprise)
- Informations
Nous proposerons ainsi l’exemple d’annonce d’arrivée rédigée suivante :
« Notre entreprise connaît une accélération de la vente en ligne de nos produits qui représente désormais 12% de notre chiffre d’affaires annuel (contre 7% il y a un an).
Afin de soutenir cette nouvelle activité avec les moyens appropriés et de poursuivre notre stratégie de différenciation, nous avons décidé de recruter un directeur de Business Unit E-commerce.
Rattachée directement au directeur des ventes, sa mission sera de développer cette activité en s’assurant que nous disposons de l’architecture technique nécessaire et des moyens commerciaux adaptés.
3 recrutements sont prévus sur la prochaine année afin de créer une véritable équipe sous sa responsabilité et ainsi faire de notre entreprise le leader de la vente en ligne sur notre segment de marché.
Après plusieurs semaines de réflexion, notre choix s’est porté sur Julie Dupont. Julie possède une expérience de l’e-commerce chez un des leaders de la vente en ligne et connaît très bien notre activité et le secteur dans lequel nous évoluons.
Au cours de ces 4 dernières années, elle a successivement créé leur département e-commerce et service client associé, des axes forts pour la mission qu’elle aura à accomplir chez nous.
Julie prendra son poste le 23 mars prochain. Au cours de ses premières semaines, elle se concentrera sur le cadrage de sa mission en interagissant particulièrement avec notre département commercial et notre service informatique.
Nous vous prions de lui réserver le meilleur accueil possible et vous remercions d’avance pour votre coopération.
La Direction »
