La mauvaise préparation de l’arrivée du nouveau membre de l’équipe
L’un des pires expériences que peut vivre un nouvel arrivant lors de ses premiers jours dans l’entreprise est le sentiment que son arrivée n’a pas été anticipée : ne pas disposer de son matériel, ne pas avoir été annoncé à ses collègues et aux autres services, ne pas être intégré aux différents évènements important des prochaines semaines. Si cela complique sa montée en compétences et son intégration de par le fait qu’il va devoir se charger lui-même de rattraper ce manque de préparation, ce manque de préparation va aussi faire naître chez lui un sentiment qu’il faut pourtant absolument éviter de faire ressentir à un nouveau collaborateur : que son intégration n’est pas considérée et même que son poste n’est pas important.
Faites en sorte de proposer une expérience d’onboarding soignée et fluide dès les premiers jours en essayant de réduire au maximum les tâches que le nouvel arrivant devra faire lui-même en les préparant et créer un process qui vous permettra aussi de gagner du temps. N’oubliez pas que les minutes que vous économisez dans la préparation deviendront des heures d’accompagnement à rattraper par la suite si le nouveau membre de votre équipe est perdu !
L’absence de planification d’un véritable parcours d’onboarding
Vous avez en tête les quelques tâches principales que le nouvel arrivant devra réaliser, son onboarding administratif de prévu avec les ressources humaines et les quelques formations et évènements d’équipes auxquelles il devra participer. Si c’est souvent clair pour vous, dites-vous que cela ne le sera pas forcément pour le nouvel arrivant qui ne connaît pas forcément les attentes de l’entreprise pour le poste, comment les différents services sont organisés, qui sont les personnes et surtout pourquoi il doit accomplir ces tâches. Il est donc indispensable d’éviter que le parcours d’onboarding soit un flou artistique avec un horizon de temps de quelques jours uniquement, en espérant que le nouveau collaborateur sera autonome rapidement pour que cette phase d’intégration se termine. Cela va avoir des effets négatifs aussi bien sur la vision professionnalisme du manager, sa relation avec son nouveau membre de l’équipe et même pour l’image de l’entreprise et sa marque employeur.
Afin d’y remédier, il faut créer un plan d’onboarding, même simple : quelles sont les différentes phases, les attentes, les activités indispensables et facultatives, pourquoi il doit les réaliser et qui seront ces contacts clés ? Tous les managers sont à la recherche de la perle rare qui va décoller au bout de quelques jours de l’entreprise, ce sera d’autant plus facile pour elle de le faire si vous lui construisez la bonne rampe de lancement.
Un focus sur la formation du nouvel arrivant uniquement
Votre nouveau salarié va arriver dans quelques jours et vous avez déjà tout préparé : une réunion avec le responsable produit qui va lui détailler toute la spécificité de l’offre de l’entreprise dans les moindres détails, une formation au CRM qui va lui permettre de naviguer parmi vos milliers de données clients etc. Mais avez-vous pensé à son intégration sociale, que ce soit avec ses collègues mais aussi les autres parties prenantes avec lesquelles il va devoir interagir dans d’autres services ? Avez-vous réfléchi aux gens à qui le présenter afin qu’il puisse s’épanouir et nouer des relations au sein de l’entreprise ? Qui va lui faire découvrir la culture de l’entreprise ?
On a souvent tendance à privilégier la formation et c’est normal : le nouvel arrivant et la pour intégrer un poste et accomplir des tâches précises pour lesquelles il doit monter en compétence, cela passant bien entendu par de la formation. Il faut néanmoins garder en tête qu’un salarié efficace est un salarié épanoui, que l’attachement à une entreprise s’illustre en grande partie par celui que l’on porte à ses collègues et que la nouvelle génération de travailleurs est à la recherche d’un sens dans son travail plus que d’une simple activité rémunératrice.
L’intégration sociale et culturelle doit donc être prise en compte dans l’onboarding, en organisant des activités associées. Quelques exemples simples peuvent être une rencontre avec le CEO ou un membre de la direction qui va lui expliquer la vision de l’entreprise et sa mission, d’organiser un déjeuner dédié avec une autre équipe pour présenter la nouvelle recrue, de lui mettre à disposition des ressources lui permettant de mieux comprendre l’histoire de l’entreprise, d’organiser un événement d’accueil du nouvel arrivant…
Une absence de feedbacks tout au long de l’onboarding
L’onboarding, au-delà de permettre l’intégration d’un nouveau venue au sein de l’organisation, est aussi le début d’une relation avec son manager. C’est donc un processus qui doit aller dans les deux sens et lui laisser de l’espace pour s’exprimer. Votre parcours d’onboarding donne-t-il la possibilité au nouvel arrivant de pouvoir signaler des points de blocage ? De lui permettre d’effectuer des observations sur ce qu’il a pu voir et comprendre de l’organisation lors de sa première semaine ? De récolter son avis sur son expérience d’onboarding.
Il est donc nécessaire de mettre en place des points d’étapes permettant de récolter du feedback et au nouvel arrivant de s’exprimer afin de vérifier s’il ne nécessite pas de support particulier, mais aussi pour lui d’apporter de la valeur ajoutée de par son observation. N’oubliez pas la chance que vous avez lors de chaque nouvelle arrivée : une personne avec des expériences antérieures, un regard nouveau sur votre entreprise et ses process. C’est donc l’occasion de mettre à profit l’extériorité de la nouvelle recrue en lui faisant souligner les axes d’amélioration.
Ne pas prendre de mesures pour améliorer les onboardings suivants
La pire erreur c’est de laisser les erreurs de l’onboarding précédent se répéter dans les suivants. Après chaque onboarding, il est nécessaire de prendre un peu de temps pour voir comment il est possible de corriger les choses pour mettre en place un véritable processus d’onboarding qui va s’améliorer au cours du temps et des nouvelles arrivées. Quelques étapes importantes : comment automatiser et rendre efficace la préparation de l’arrivée, en impliquant notamment les ressources humaines ? Comment mettre en ordre de marche les différentes parties prenantes dans l’onboarding pour faire en sorte qu’elles puissent intervenir dans chaque nouvelle arrivée (Le CEO, l’expert produit etc.) ? Et enfin, comment créer une expérience satisfaisante pour le nouvel arrivant ?
Un meilleur processus d’onboarding c’est plus de rétention au sein de l’équipe, une meilleure cohésion entre les groupes existants et le nouvel arrivant et donc pour finalité une meilleure relation entre le manager et son nouveau membre de l’équipe.
