Qu’est-ce qu’un onboarding digital ?
Il s’agit d’un parcours d’intégration dans lequel plusieurs, voire toutes les étapes vont être encadrées et accompagnées via des solutions digitales. Ainsi, il sera possible de mettre à disposition du nouvel arrivant, de son manager ou même des ressources humaines une plateforme commune, que ce soit par l’intermédiaire d’un SIRH plus global couvrant aussi l’intégration des nouveaux arrivants, de solutions spécifiques uniquement à l’onboarding ou encore d’outils plus classiques dont l’utilisation permettra de digitaliser le parcours d’intégration.
On peut ainsi imaginer comme parcours d’intégration digital le fait que le nouvel arrivant reçoive automatiquement un mail précédant son arrivée qui lui expliquerait quelles seront les différentes étapes de son intégration au sein de l’entreprise, un document en ligne partagé avec son manager qui définirait le parcours d’intégration lui-même et les différentes tâches qui le compose, une base de ressources dans lequel il va pouvoir trouver les informations et documents importants ou même encore un organigramme dynamique pour se repérer au sein de la nouvelle structure qu’il intègre…
Les possibilités sont immenses mais reposent toutes sur un même principe : améliorer l’expérience d’intégration en créant un outil permettant de faciliter l’accès à l’information, au cadre et chemin à parcourir pour le nouvel arrivant et fluidifier ce processus en automatisant les tâches ayant une faible valeur ajoutée. Car mises bout à bout, ces tâches non prioritaires vont nécessiter un nombre d’heures supplémentaires que le nouvel arrivant, son manager et les ressources humaines ne passeront pas à réaliser plutôt les tâches à forte valeur ajoutée que sont la montée en compétences des salariés fraîchement intégrés, leur intégration sociale et leur adhésion à la culture d’entreprise.
Quel est l’intérêt d’un onboarding digital ?
Il faut distinguer les intérêts de la digitalisation du parcours d’intégration en fonction de chaque partie prenante : le nouvel arrivant, son manager, les ressources humaines et l’entreprise elle-même.
Pour le nouvel arrivant, il s’agira d’avoir un ou plusieurs outils permettant de créer un programme d’intégration claire, avec une vision précise, qui va lui offrir une meilleure expérience.
Pour le manager, c’est l’assurance d’offrir aux nouveaux membres de l’équipe un cadre garantissant une intégration homogène et surtout de gagner du temps en évitant de devoir vérifier l’ensemble des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Ce temps va lui permettre de s’investir dans ce qui compte vraiment : la montée en compétences et le développement de la relation professionnelle entre le nouvel arrivant et le reste de l’équipe.
Pour les ressources humaines, il s’agira d’avoir une vision globale sur les arrivées et sur leurs déroulements mais aussi de pouvoir suivre très précisément l’intégration même d’une personne très éloignée dans l’organisation ou hiérarchiquement parlant.
Enfin, pour l’entreprise, un parcours d’onboarding digital permet de créer une expérience satisfaisante et professionnelle qui va être associée à l’image de l’organisation. C’est donc un moyen de renforcer son attractivité, sa marque employeur ou même plus simplement l’engagement de ses salariés.
L’onboarding digital : une nécessité pour les entreprises / intégrations en remote
Certaines structures d’entreprises ou même certains contextes rendent nécessaire le développement d’une approche digitalisée du parcours d’intégration des nouveaux salariés. C’est le cas des entreprises organisées uniquement en remote et dans lesquelles les salariés ne partagent pas de locaux communs, ce qui va demander aux nouveaux arrivants plus d’autonomie mais aussi de disposer d’un fil directeur clair pour pouvoir démarrer dans les meilleures conditions. Obtenir des informations et se connecter aux personnes est donc plus difficile, toute assimilation ou formation se réalisant de manière informelle, via les échanges ayant lieu au sein de l’open space ou en discutant avec son voisin du bureau est ici impossible.
La personnalité du nouveau salarié va aussi jouer : c’est encore plus compliqué pour une personne introvertie de s’intégrer lorsqu’il faut prendre les devants et aller contacter des personnes via différentes messageries, la distance créant des barrières parfois difficiles à dépasser. Pour le manager il est aussi difficile de repérer les signaux faibles qui sont annonciateurs du désengagement et de suivre l’avancement des tâches et les moments dans lesquelles le nouvel arrivant peut ressentir des difficultés.
Quels outils et solutions choisir pour créer un parcours d’onboarding digital ?
Afin de créer une base commune pour les nouveaux arrivants et leur donner un document de référence qui leur permettra d’être guidés dans leurs premiers pas au-delà des efforts faits par leurs managers respectifs, il peut être tentant de créer un premier template (modèle) d’onboarding sur un outil en ligne ou du moins un fichier partageable.
Créer un parcours d’onboarding sur Excel
Outil le plus courant, le plus maîtrisé par les collaborateurs en entreprise, le premier réflexe est de vouloir créer un parcours d’onboarding sur Excel. Il vous est possible de construire un tableau, avec une colonne les différentes phases de l’onboarding et en ligne les tâches associées. Vous pouvez même aller plus loin en incluant une colonne permettant la validation des tâches afin de suivre l’avancement du salarié dans son parcours.
Avantages de créer un parcours d’onboarding sur Excel
- L’outil est gratuit (présent dans la suite Microsoft 365),
- Il peut facilement être pris en main par un nouvel arrivant, peu importe son profil.
Inconvénients de créer un parcours d’onboarding sur Excel
- Impossible de suivre l’avancement et la progression du nouvel arrivant sans procéder à des vérifications avec lui ou des envois de mails chronophages tant pour vous que pour lui.
- L’expérience n’est pas très riche pour le nouvel arrivant, qui se retrouve uniquement en possession d’un tableur pour ses premiers pas dans votre entreprise.
- Impossible de véritablement personnaliser le parcours au profil du nouveau venu.
- Si vous souhaitez implanter une logique temporelle, il vous faudra à chaque fois modifier toutes les dates à chaque nouvelle arrivée.
Créer un parcours d’onboarding sur Google Sheets et Google Drive
Presque aussi répandu qu’Excel mais plus dynamique et proposant une synchronisation en temps réel, il est possible de créer un parcours sur Google Sheets, en matérialisant tout comme sur Excel un programme sous forme de tableau, et d’utiliser les autres fonctionnalités de Google Drive afin de créer une base documentaire qui permettra au nouvel arrivant de disposer de documents utiles.
Avantages de créer un parcours d’onboarding sur Google Sheets et Google Drive
- Plus dynamique que sur Excel, donc plus facile à suivre,
- Les 2 outils sont gratuits,
- La base documentaire que l’on peut réaliser sur Google Drive (15 Go max en version gratuite).
Inconvénients de créer un parcours d’onboarding sur Google Sheets et Google Drive
- Compliqué à gérer dès lors que l’on dépasse un certain nombre d’onboardings (repérer les points de blocage, le suivi global…).
- La base documentaire peut être plus perturbante qu’autre chose pour le nouvel arrivant si ce dernier n’est pas guidé pour comprendre les informations utiles à son onboarding.
- Ne permet pas d’aller plus loin que la présentation d’informations, alors que le véritable enjeu réside dans la mise en relation entre le nouvel arrivant et les parties prenantes clés de son onboarding, notamment en gérant les réunions.
Créer un parcours d’onboarding sur Trello
Dernier né de la gestion de projet simplifiée, en boom depuis quelques années, Trello permet aussi de créer un template d’onboarding qui sera partagé avec les nouveaux arrivants. Il reprend ainsi le même principe qu’un Google Sheets : un document partagé permettant au nouvel arrivant de suivre son parcours, avec une logique de cartes facilement déplaçables. Deux options sont possibles pour créer un parcours d’onboarding sur Trello : soit utiliser un tableau Trello pour faire un modèle de Template qui sera le même pour chaque arrivant, ou alors avoir un template personnalisé par nouvel arrivant.
Avantages de créer un parcours d’onboarding sur Trello
- Simple d’utilisation,
- Gratuit (au-dessous d’une certaine limite),
- Présentation plus attrayante et ludique qu’un document Excel ou un classeur sur Google Sheets.
Inconvénients de créer un parcours d’onboarding sur Trello
- Très statique si l’on impose le même tableau à tous les arrivants et trop complexe/chronophage si l’on souhaite créer un tableau par arrivant.
- La personnalisation à chaque arrivant impose la création d’un nouveau tableau pour chaque salarié, rendant vite la nécessité de passer à la version payante.
- Impossible de bénéficier d’un système de suivi global, de notifications et de repérage de points de blocage. De plus, aucune facilité dans la gestion des réunions et de possibilité de personnaliser les parcours à moindre effort.
Ne pas oublier de placer l’humain au cours du parcours d’onboarding digital
Si la technologie est un vecteur formidable pour partager des informations et améliorer la fluidité de l’expérience d’onboarding tant pour le nouvel arrivant que pour son manager, il est nécessaire de se rappeler que l’onboarding n’est pas simplement une liste de tâches à accomplir, supervisée via la surveillance d’un manager caché derrière un outil, mais les premières étapes d’une aventure humaine entre une personne intégrant une nouvelle organisation et un groupe d’individus.
Il faut donc faire en sorte que les outils et le parcours d’onboarding digital donnent une méthode aux managers et fassent gagner du temps à toutes les parties prenantes de l’onboarding, pour que ces derniers puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment : la montée en compétences du salaire, son intégration sociale, la compréhension de son rôle et son adhésion à la culture d’entreprise.
