L’onboarding est une étape cruciale pour le nouvel arrivant, votre équipe et votre entreprise
88% des salariés sont déçus par le processus d’intégration que leur réserve leur nouvelle entreprise et 20% envisagent même de démissionner dès le premier jour passé en son sein. Les effets d’une mauvaise intégration des salariés créent donc certes un sentiment d’insatisfaction et de délaissement pour le nouvel arrivant parfois subjectif, mais ils ont aussi un impact concret sur un indicateur facilement chiffrable pour l’entreprise : le turn-over et plus précisément le nombre de rupture de période d’essai à l’initiative du salarié. Il ne faut pas non plus se limiter à la relation entre le nouveau salarié et la structure d’accueil, mais aussi les autres parties prenantes importantes dans son intégration, comme le manager du nouvel arrivant et ses collègues.
Un départ précipité aura aussi un effet négatif sur le moral du manager du démissionnaire, sur qui pèsera en partie la responsabilité de ce dernier quand bien même il n’en serait pas responsable, entraînant une remise en question. Avoir un nouveau collègue qui s’en va est aussi dommageable pour l’équipe dans laquelle il évoluait, entraînant une nouvelle répartition de la charge de travail et un sentiment de perte de temps face aux efforts d’intégration investis par ses membres. Un simple mauvais accueil peut donc avoir de lourdes répercussions à long terme à tous les niveaux de l’entreprise !
Les 4 dimensions de l’onboarding
Les premières semaines sont donc cruciales, mais comment créer un accueil engageant pour les nouveaux membres d’une équipe afin qu’ils puissent se sentir à l’aise et monter en compétence ? Avant de se lancer dans des considérations pratiques, il faut avoir en tête qu’il existe selon nous 4 dimensions dans un onboarding efficace : mission, formation, culture et sociale.
- La mission, faire en sorte que le nouvel arrivant comprenne quel est l’objectif de son poste, quelles sont les attentes qui y sont liées et comment il peut y répondre.
- La formation, comment assurer la montée en compétences nécessaire du salarié pour qu’il puisse accomplir sa mission.
- L’intégration culturelle, comment faire en sorte que le salarié comprenne la culture d’entreprise, s’y intègre et en devienne un contributeur.
- L’intégration sociale, ou permettre aux salariés de développer des relations avec ses collègues dans le cadre de l’accomplissement de sa fonction mais surtout pour son épanouissement personnel au sein de l’entreprise.
Comment créer un processus d’onboarding efficace ?
Le processus d’intégration d’un nouveau salarié au sein d’une entreprise est une tâche plus complexe à mettre en œuvre qu’on ne le pense et dépend notamment du contexte que vit l’entreprise et de ses caractéristiques. Ainsi une start-up de 12 personnes en situation d’hypercroissance n’aura pas la possibilité, les moyens et les mêmes besoins qu’un grand groupe international d’un millier de collaborateurs.
Quels que soient l’organisation et son contexte, il est cependant possible de dresser des bonnes pratiques qui vont permettre de déterminer si le processus d’onboarding est efficace aussi bien pour le salarié que pour l’entreprise.
- Il automatise un certain nombre de tâches communes aux nouveaux arrivants : peu importe la taille et le contexte de l’entreprise, un nouvel arrivant aura forcément du matériel à récupérer, des outils auxquels se connecter (via un certain nombre de mots de passe), des documents à signer. Une simple check-list permettant de vérifier aussi bien pour lui, que pour les ressources humaines, que ces étapes sont validées est déjà un bon début.
- Une répartition des différentes tâches liées à l’intégration au sein de son équipe et des autres parties prenantes pertinentes : Même si c’est le manager du nouvel arrivant qui va se charger de la plus grande partie de son intégration et sa montée en compétence, qui doit être désigné pour lui expliquer la vision de l’entreprise ? Qui va réaliser les formations nécessaires (techniques, marketing, réglementaires) indispensables à une bonne compréhension de l’activité de l’entreprise ? Qui sont les collaborateurs avec qui le nouvel arrivant doit se connecter, même sans projet précis, afin de créer une synergie entre les services à plus long terme ? Au-delà d’aider le nouvel arrivant en lui donnant les moyens pour être opérationnel, cela va aussi aider les membres de sa propre équipe en évitant les goulots d’étranglement dans lequel une personne doit finalement se charger de cette intégration.
- Il est formalisé : que ce soit par un plan d’intégration reposant sur un simple document ou un outil dédié, il est nécessaire aussi bien pour le nouvel arrivant que pour son manager que l’onboarding soit formalisé. Il possède ainsi un début et une fin, des points d’étapes qui permettent au nouvel arrivant et à son responsable de réaliser des retours d’expériences, une gradation dans la difficulté des tâches et une autonomisation progressive.
- Il traduit la culture d’entreprise : Comment faire comprendre au nouveau collaborateur nos valeurs, notre façon de fonctionner, nos spécificités ? Ce sont ces questions qui vont vous permettre de créer un processus d’intégration unique à votre entreprise et qui va permettre de l’immerger dans la culture d’entreprise de votre organisation.
- Il s’améliore à chaque nouvel arrivant : L’objectif du processus est aussi de proposer une expérience qui soit de plus en plus efficace et satisfaisante au fur et à mesure que de nouveaux collaborateurs arrivent dans l’entreprise. En affinant le cadre de l’onboarding, en mettant à disposition toujours plus de ressources utiles d’une façon claire et en associant les bons interlocuteurs à chaque arrivée, vous allez professionnaliser la façon dont votre équipe accueille de nouveaux collaborateurs.
Réinventer l’onboarding grâce au digital et ses outils
Il existe encore de nombreuses équipes, voire entreprises, où l’onboarding n’est pas formalisé. Parfois un livret d’accueil existe pour les grands groupes et dans les autres entreprises plus petites on peut trouver un fichier Excel ou un PDF indiquant uniquement au nouvel arrivant de quoi seront faits ses premiers pas.
Pour apprécier l’intérêt de digitaliser un parcours d’intégration, il faut d’abord revenir à l’essence même des différentes tâches et activités que vont constituer ce dernier pour le nouvel arrivant et ses collaborateurs :
- Des personnes à rencontrer, que ce soit uniquement afin d’établir un premier contact et se présenter ou dans le cadre du démarrage d’un projet précis.
- Des ressources à assimiler allant d’un simple document informatif à une véritable formation utile pour la mission du salarié.
- Un fonctionnement de l’entreprise à comprendre : quel est le rôle de chaque service, les contours du poste de chacun, les processus en place afin d’accomplir certaines tâches, etc.
- Une succession de premières tâches à accomplir, liées aux différentes dimensions que nous avons évoquées plus haut (mission, formation, sociale et culture) et qui vont amener petit à petit ce nouveau collègue vers l’autonomie.
En jalonnant votre parcours d’intégration via des solutions digitales qui vont permettre de guider vos arrivants dans ces grands types de tâches, vous allez rendre l’expérience de plus en plus fluide grâce au numérique. Le mieux étant de faire en sorte qu’il y ait un maximum de connexion entre ces derniers afin d’éviter que les nouveaux soient obligés de naviguer entre différents silos d’informations.
Un simple Trello reprenant les différentes phases de l’onboarding et les activités associées, couplé avec un dossier Google Drive qui reprend les différents contenus nécessaires pour l’apprentissage du nouvel arrivant peut être déjà une bonne première étape. Ces outils vous permettront de constituer une première base à améliorer au fur et à mesure, en y ajoutant de nouvelles étapes et ressources.
