Qu’est-ce qu’un buddy ou parrain en entreprise ?
Ce terme désigne généralement une personne dont le rôle est d’être l’interlocuteur privilégié du nouvel arrivant en cas de question et pour faciliter son intégration, notamment sociale, au sein de l’entreprise.
D’une certaine manière on retrouve pour le nouvel arrivant différent interlocuteurs aux rôles déjà bien précis :
- Le manager, dont l’objectif est de permettre au collaborateur d’assurer sa mission, se former et évoluer
- Les ressources humaines, dont l’objectif est d’assurer l’intégration administrative du nouvel arrivant et d’être son interlocuteur pour les questions relatives à la modification de son contrat de travail et d’éventuels changements au sein de son poste qui sortent de la compétence de son manager
- Ces deux derniers se partagent aussi son intégration sociale et son adhésion à la culture d’entreprise, mais plusieurs raisons peuvent rendre ce rôle compliqué : éloignement géographique, manque d’affinité, manque de temps…
C’est pour combler à ces manques que le buddy ou parrain est utile : en associant un nouvel arrivant avec un membre de l’entreprise présent depuis plusieurs années et en s’assurant que ces derniers peuvent avoir une forme de complicité, on va permettre au nouvel arrivant de bénéficier d’une intégration sociale et de découvrir la culture d’entreprise sous un angle différent et de façon plus informelle que par ses interlocuteurs hiérarchiques.
Quel intérêt de mettre en place un buddy ou parrain pour le nouveau collaborateur ?
Si l’on reprend notre définition de l’onboarding parfait, on retrouve 4 dimensions nécessaires pour mettre en place une intégration réussie pour un nouveau salarié : la compréhension de sa mission, sa formation, son intégration sociale et son adhésion à la culture d’entreprise.
L’intérêt du buddy est qu’il va pouvoir jouer sur toutes les dimensions :
- Concernant la mission, le buddy peut donner un éclairage nouveau sur son organisation et l’absence de lien hiérarchique fait qu’il va parfois être plus facile tant pour le parrain que pour le nouveau collaborateur d’avoir une parole plus libérée sur leurs observations.
- Concernant la formation, il est possible que le buddy possède des compétences utiles pour le nouvel arrivant et qu’il puisse transmettre ces dernières au nouvel arrivant. Une des formes d’apprentissage les plus puissantes est celle qui découle de l’observation de nos pairs, aussi informelle soit-elle !
- Sur la question de l’intégration sociale, le buddy possède une véritable valeur ajoutée. Il va pouvoir guider le nouveau salarié vers d’autres collaborateurs possédant des affinités potentielles, devenir lui-même un allié de la nouvelle recrue tout en lui présentant son propre réseau en interne.
- Enfin, il a aussi un rôle à jouer concernant la compréhension et l’adhésion à la culture d’entreprise. Cette notion étant complexe, il est compliqué pour le seul manager de la nouvelle recrue de totalement l’expliquer, le buddy va pouvoir lui aussi apporter son éclairage et l’illustrer aux yeux du nouvel arrivant.
Buddy ou parrain : des ressources utiles pour les managers et l’entreprise elle-même
Si les bénéfices de ce système de parrainage vont apporter de nombreux bénéfices aux salariés qui intégrant l’entreprise, il est aussi un véritable actif pour les managers et l’organisation.
Le buddy, allié du manager
Pour le manager, il est tout autant un interlocuteur que pour le nouvel arrivant. En passant du temps avec ce dernier, il va avoir une vision moins formelle de sa progression et va aussi pouvoir détecter les signaux faibles, positifs comme négatifs, que le manager n’a pas le temps ou l’occasion de repérer lui-même.
Il est aussi une autre personne qui porte son regard sur le profil et la progression de la nouvelle recrue, permettant au manager de confirmer certaines de ses observations ou à l’inverse d’avoir une vision nouvelle de la personne au sein de son équipe.
Enfin, c’est un autre canal de communication pour faire passer certains messages. Un nouveau salarié peut rencontrer des difficultés personnelles, des problèmes liés à son installation, à son accueil… Dont le manager, même de bonne foi, n’aura pas idée.
Le buddy, actif de l’entreprise
De façon plus large, le buddy est aussi une ressource utile pour l’entreprise à différents niveaux.
Premièrement, il permet à cette dernière d’être découverte par le nouvel arrivant. Comme nous l’avons dit précédemment, la culture d’entreprise est une notion complexe et polymorphe, qui ne réside pas que dans la tête du manager ou de ses ressources humaines. Avoir une personne en plus pour l’expliquer et la faire vivre est donc un atout à long terme pour l’entreprise.
Ensuite, le buddy permet de valoriser l’expérience collaborateur et est donc un agent d’une culture d’entreprise saine et d’une bonne marque employeur. Sa simple existence montre que chaque nouveau collaborateur est important dès son arrivée et que l’entreprise va même demander à un autre salarié de consacrer un peu de son temps à son intégration. Le buddy est donc un message fort.
Mettre en place un pairing en entreprise : créer le système de parrainage, choisir les buddy et les attribuer aux nouveaux collaborateurs
Maintenant que nous avons étudié les différents bénéfices de ce système de parrainage, il est désormais nécessaire de voir comment le mettre en place concrètement lors de l’onboarding des nouveaux salariés. 3 étapes sont nécessaires afin de pouvoir mettre en place des buddies efficaces et leur permettre d’accompagner correctement les nouvelles recrues.
Étape 1 : Mise en place du schéma de pairing
La première chose à faire est de définir avec la direction de l’entreprise, les ressources humaines et les managers les objectifs, le rôle et la dimension qu’on veut donner à ce système. Pour cela il est nécessaire de répondre à différentes questions :
- Comment sélectionner les parrains ou buddy et comment les attribuer ?
- Quelles sont les missions du buddy et comment concordent-elles avec le rôle du manager de chaque nouvelle recrue ? Comment créer une synergie buddy-manager ?
- Comment incentiver ce rôle pour motiver le buddy et le remercier pour ses efforts ?
- Comment assurer un suivi global et individuel de l’efficacité de ce système ?
À titre d’exemple, on pourrait imaginer un système dans lequel le buddy serait :
- Nécessairement un salarié présent dans l’entreprise depuis plus de 18 mois
- L’attribution se ferait en fonction de critères définit par les ressources humaines qui assureront la mise en relation
- Le manager du nouvel arrivant et son buddy aurait une réunion au début de la période d’essai et tous les 15 jours afin de pouvoir échanger sur la progression du nouvel arrivant
- Chaque buddy recevrait une prime spécifique
- À la fin de chaque période d’essai, buddies et nouveaux intégrés recevraient un questionnaire afin de partager leur retour d’expérience et suggérer des points d’améliorations
Étape 2 : définir qui sont les candidats aux profils les plus appropriés pour devenir buddy
Il est possible de faire en sorte que chaque collaborateur soit un jour amené à devenir buddy à son tour ou en revanche sélectionner uniquement quelques salariés tirés sur le volet.
Dans le cadre d’une sélection, il sera nécessaire d’appliquer des critères de sélection qui vous seront propres. Il existe en revanche quelques critères indispensables pour désigner un buddy :
- être impliquée dans cette mission, un parrain qui délaisse le nouvel arrivant pourrait être contre productif pour la culture d’entreprise, voire renforcer le sentiment d’isolement qu’un nouveau collaborateur peut ressentir lors d’un onboarding mal réalisé
- avoir une certaine séniorité dans l’entreprise, en effet difficile d’envisager un buddy présent dans l’organisation depuis 4 mois uniquement
- Avoir le temps d’assurer cette mission, un salarié ayant déjà manifesté des difficultés à assurer ses tâches existantes n’est pas forcément le bon candidat
- Ne pas avoir déjà une personne à parrainer, être le buddy de plusieurs collaborateurs faisant perdre son sens à l’initiative et devant vite une charge.
Étape 3 : attribuer le buddy adapté au nouveau collaborateur
Dernière étape, il est désormais possible de mettre en relation un salarié de l’entreprise avec le bon nouvel arrivant. Encore une fois, il vous appartient de déterminer comment les associer mais voici quelques pistes intéressantes pour faire de cette association une expérience aussi intéressante pour le parrain que le nouvel arrivant :
- Qu’ils soient de la même génération
- Qu’ils proviennent précédemment d’une entreprise similaire
- Qu’ils aient le même cursus scolaire
- Qu’ils aient des passions communes
C’est cette synergie qui fera de cette relation un succès et transformera vos onboarding en un moment agréable aussi bien pour les salariés déjà présents que pour ceux qui intègrent l’entreprise.
