L’intégration sociale, un facteur de réussite décisif dans une prise de poste
Selon un sondage réalisé il y a quelques années par Vivavoice, 74% des actifs français estiment que les relations sociales au travail, c’est-à-dire entre les salariés d’une entreprise et leur direction, se sont dégradées. Or pour plus de la moitié des Français, de bonnes relations sociales au travail sont nécessaires pour atteindre leur meilleur niveau de performance. Pour les travailleurs plus jeunes (entre 18 et 34 ans), ce sont 60% d’entre eux qui affirment que de bonnes relations entre collègues sont nécessaires aussi bien pour le bien-être du salarié que pour son efficacité.
Plus qu’une pratique informelle, une véritable dimension de l’onboarding du nouvel arrivant
On pourrait se dire que l’intégration sociale du nouvel arrivant se fera naturellement et que la simple répétition des interactions qu’il aura avec ses collègues suffira à lui permettre de faire partie du ou des groupes de personnes composant l’entreprise. Comme nous l’avons déjà abordé , il existe 4 dimensions principales dans l’intégration d’un nouvel arrivant :
- la compréhension de sa mission,
- sa formation,
- son adhésion à la culture d’entreprise,
- et son intégration sociale dans l’équipe.
Il est donc nécessaire de positionner le nouveau venu dans le meilleur environnement possible en créant un contexte qui soit propice à son intégration.
Si l’intégration sociale est donc un volet de l’onboarding, cela implique qu’il nécessite d’être attribué à une personne précise. Cela peut être le manager du nouvel arrivant, qui est un point de contact direct et qui est la première personne qui vient à l’esprit pour plusieurs raisons ; soit parce que c’est elle qui l’a recruté, soit parce que cette personne sera sous sa responsabilité… Mais on peut aussi imaginer des approches moins traditionnelles, comme la désignation d’un parrain (ou buddy) : une personne de l’équipe ou même d’un autre service qui, par les affinités espérées avec le nouvel arrivant, pourra se charger de le guider dans ses premiers pas et notamment de l’aider à s’intégrer auprès de ses collègues.
En amont de son arrivée dans l’entreprise : l’annonce
Dès la signature du contrat et avant le premier jour, il est nécessaire d’amorcer l’intégration en annonçant l’arrivée du nouveau membre de l’entreprise à ses futurs collègues et collaborateurs. Cette annonce va permettre à tous ses futurs interlocuteurs d’avoir un premier aperçu de son rôle et de son parcours, et pour le salarié de se sentir attendu. Rien de pire que d’avoir le sentiment que personne n’était au courant de votre venue dans l’entreprise, ce qui favorise le sentiment de délaissement que l’on peut ressentir les premiers jours. Il est donc nécessaire pour le manager d’annoncer cette arrivée en amont, en précisant : le poste, la mission de cette personne et son parcours.
Vous pouvez même aller plus loin en expliquant déjà dans ce message quelles seront les premières étapes de son onboarding et comment les collègues qui recevront cette annonce pourront se montrer utiles, en se rendant disponibles ou en préparant certains éléments d’intérêts pour le nouveau venu.
Le jour de l’arrivée : L’accueil
L’accueil sera différent en fonction de votre culture d’entreprise ou d’équipe, allant d’une visite des locaux et une présentation de l’équipe assez formelle à un moment dédié exclusivement à la célébration de son arrivée (un petit-déjeuner par exemple). Peu importe la forme, c’est le moment de créer un instant dédié uniquement à l’intégration, afin de montrer que cette dernière est importante et préparée.
C’est aussi le moment de personnaliser cet espace d’échange à votre culture d’entreprise, en incluant des goodies et autres éléments adaptés au profil du salarié ou en relisant une activité dédiée en dehors du travail. Vous l’avez compris, l’accueil n’est pas une question de forme mais d’attention et le but est que le nouvel arrivant se sente attendu et considéré.
Au cours de l’onboarding : la mise en relation
Une fois le nouvel arrivant présenté et bien accueilli, il est possible de se laisser tenter par laisser les choses se faire naturellement et espérer que les relations entre le nouveau venu et ses collègues se feront d’elles-mêmes. Il est vrai que chaque collaborateur doit se créer son propre réseau et qu’il est compliqué, même pour un manager bien intentionné et expérimenté, de le faire pour le nouveau salarié. En revanche, il est possible de créer les conditions favorables à l’intégration en établissant des points de contacts entre le nouvel arrivant et ses collègues, ou encore un accès aux différentes instances de socialisation qui existent au sein de l’entreprise.
Quelques exemples :
- Il est possible d’attribuer au nouveau collègue un parrain ou buddy qui est chargé de vérifier que la personne s’intègre ou possède un interlocuteur autre que son manager pour les besoins liés à son intégration.
- Il est recommandé de créer des instants permettant à l’arrivant de rencontrer de nouvelles personnes au sein de l’entreprise : que ce soit un projet spécifique qui n’est pas totalement dans le cadre de ses attributions mais va lui permette de se connecter à des nouvelles personnes, ou de lui planifier des rendez-vous individuels avec des personnes clés de l’entreprise. Le but : l’aider à démarrer et fluidifier les relations sociales afin qu’il puisse par la suite les développer de lui-même.
- Votre équipe possède des rituels et il est essentiel d’y intégrer le nouvel arrivant. Rien de pire pour son premier jour de ne pas être invité lors de la pause-café du matin ou à la dernière sortie d’équipe de la semaine.
Après l’onboarding : le suivi
Un manque d’intégration au sein de l’équipe aura forcément des effets négatifs, comme une perte d’engagement, une montée en compétences plus lente et peut même aller jusqu’à une rupture de période d’essai. Afin d’éviter une situation dramatique, il est nécessaire d’assurer un suivi de l’intégration de l’arrivant au cours de son onboarding et à la fin de ce dernier.
Il est possible de le faire :
- Avec le nouveau collaborateur durant les différents points d’étapes qui vont jalonner l’onboarding et lors de la fin de ce dernier.
- Avec ses collègues, au cours de points dédiés ou plus informels. En tant que manager, vous n’avez en effet pas toujours la même vision ou point de vue que peuvent avoir les autres membres de l’équipe, qui sont souvent à même de vous faire un retour sur la façon dont leur nouveau collègue s’est intégré.
Toujours s’adapter au profil du nouvel arrivant pour son intégration
Chaque collaborateur est unique et aura une approche différente de la façon dont il voit ses relations sociales en entreprise. Il faut donc toujours garder une certaine flexibilité dans l’approche que vous adopterez afin d’intégrer le nouveau collaborateur.
Parmi les critères à prendre en compte, on retrouve :
- l’âge et le niveau d’expérience, un collaborateur ayant passé une dizaine d’années dans un grand groupe ou possédant de l’expérience enrichie par des missions au sein de plusieurs entreprises aura potentiellement plus de facilité qu’un junior effectuant sa première prise de poste.
- La personnalité, un profil plus introverti aura peut-être besoin de plus de temps et d’accompagnement avant de pouvoir développer un réseau solide.
- La situation personnelle, un collaborateur ayant une vie de famille chargée aura moins de disponibilité pour participer à des activités en dehors du travail et de temps à consacrer à son inclusion.
- Les croyances, certaines personnes souhaitent séparer de façon plus stricte leur vie personnelle et professionnelle, rendant leur approche de l’intégration différente d’autres profils moins hermétiques dans leurs relations avec les autres membres de l’équipe.
