L’offboarding ou comment gérer le départ d’un collaborateur

Pourquoi investir dans l’offboarding est contre intuitif pour une entreprise ?

On définit communément le management comme la mise en œuvre des moyens humains et matériels d’une entreprise pour atteindre ses objectifs. Or mécaniquement, un collaborateur qui quitte son entreprise, que ce soit à la suite d’une démission ou d’un licenciement, ne fera plus partie de ses ressources sous quelques mois et ne sera plus associé à la création de valeur de l’entreprise. Ainsi, si des décisions d’investissement concernant les collaborateurs doivent être prises, elles se tourneront vers les salariés qui pourront dégager le maximum de création de valeur et ce pour la période la plus longue possible. On voit donc bien qu’un salarié démissionnaire (et même parfois de façon encore plus prononcée pour un collaborateur soumis à un licenciement) ne rentre pas dans cette catégorie et il est naturel de penser que qu’il faut se concentrer plutôt sur les nouveaux arrivant, dont la formation et l’intégration sociale ou culturelle représenteront un investissement plus stable. La réalité est cependant plus complexe pour plusieurs raisons.

Premièrement, un collaborateur ayant passé plusieurs années a développé une somme de compétences et de connaissances parfois difficilement identifiable mais qui représente sa véritable valeur ajoutée pour l’entreprise. Que ce soit l’exemple du commercial détenant une partie du chiffre d’affaires de l’entreprise de par ses relations avec certains clients, du responsable du service client ayant développé des techniques de gestion de clientèle propre, du responsable marketing ayant mis en place de nouveaux canaux d’acquisition et techniques pour les animer… La liste est longue et l’on voit que même pour des fonctions qui pourraient être vues comme opérationnelles, une partie de la valeur de l’entreprise s’en va à chaque départ… Et va même dans beaucoup de cas se retrouver dans les rangs de la concurrence.

Accompagner chaque départ avec un processus d’offboarding est nécessaire pour la croissance de votre entreprise

Chaque collaborateur développe dans son activité différents éléments qui vont créer de la valeur pour l’ entreprise :

• le fruit direct de son travail, à savoir ses clients, ses projets, le nombre de tâches accomplies par jour/mois
• Ses connaissances, c’est-à-dire la connaissance marché / client propres qui lui permet d’accomplir sa mission et les tâches qui en incombent de façon plus efficace. Dans un grand groupe il peut aussi s’agir de process internes qu’il est le seul à maîtriser.
• Ses compétences, qui lui viennent soit d’expériences précédentes ou qu’il a pu acquérir spécifiquement au cours de ce poste par l’exercice de son travail ou via une formation spécifique.

Dans le cas d’un départ, les processus d’offboarding existant se concentrent trop souvent uniquement sur le travail direct du salarié, à savoir quelle est sa mission, ses projets et les différentes tâches qu’il pouvait accomplir directement, mais très peu sur les deux dernières. Certes dans le choix de son remplaçant on essaye de faire en sorte de trouver un profil équivalent, mais qu’en est-il de la perte de connaissance et de compétence liées au départ ? C’est pourtant ici que réside la véritable valeur ajoutée du salarié !

Un processus d’offboarding est donc nécessaire pour faire en sorte que l’on puisse :

• Avoir une représentation claire de la valeur ajoutée du salarié et de son impact quotidienne et à plus long terme sur l’entreprise
• Tenter de transmettre les connaissances de ce dernier à l’entreprise, pour qu’elle puisse capitaliser sur ces dernières et elle-même les transmettre au remplaçant du collaborateur sur le départ. 
• Comprendre les méthodes pour essayer de les généraliser et d’en faire de véritables procédés qui bénéficieront aux autres membres de l’équipe qui occupent un poste similaire.

Un processus d’offboarding efficace est nécessaire pour entretenir une bonne culture d’entreprise

Comme le dit très justement l’adage « les gens ne se souviennent que du début et de la fin », les moments importants dans la mémoire d’un collaborateur sont aussi son arrivée au sein de l’entreprise et son départ. Investir dans l’offboarding est donc intéressant car il va permettre d’assurer une meilleure expérience de fin de collaboration au salarié sortant mais aussi une meilleure arrivée pour son remplaçant. Si l’on se limite simplement aux effets positifs de l’offboarding sur la culture d’entreprise, ces derniers sont nombreux.

Le premier est me fait qu’il va permettre de démontrer que les liens qui unissent le collaborateur à l’entreprise dépassent la simple relation contractuelle entre un salarié et une organisation. C’est donc l’instauration d’une relation plus personnelle appréciée par un bon nombre de salariés. De plus cela va faciliter le cadrage de ses derniers moments au sein de l’entreprise et lui permettre d’assurer une bonne conclusion ou passation, ce qui lui permet d’être accompagné. Les effets positifs dépassent ici la culture et vont créer une émulation professionnelle : un salarié qui à l’inverse n’est pas accompagné sera moins motivé à rédiger un document de formation pour son successeur ou assurer la conduite de ses projets aussi efficacement. L’entreprise fait donc preuve d’une certaine éthique qui montre l’attachement à ses collaborateurs, élément nécessaire dès lors qu’elle souhaite afficher une culture d’entreprise qui prône des valeurs qui s’en rapproche.

La meilleure illustration du fait qu’un processus d’offboarding efficace est un catalyseur pour la culture d’entreprise est le message que ce dernier envoie non seulement au salarié sortant mais aux membres de son équipe qui restent dans l’entreprise. En effet un départ dans l’équipe peut être une source de stress, de remise en question etc. Le fait qu’un salarié sortant soit considéré et accompagné et que l’impact de son travail soit mesuré va aussi permettre d’offrir une expérience du départ plus agréable à ses collaborateurs directs.

L’offboarding, vecteur d’une marque employeur forte

On parle souvent de la marque employeur, à savoir de l’image que ses collaborateurs et les candidats ont de l’entreprise. On voit donc que cette définition met en avant des éléments internes mais aussi externes, or les anciens collaborateurs sont aussi ceux qui vont créer la marque employeur. Ils sont même parfois plus stratégiques, car situés en dehors de l’entreprise et vont être des ambassadeurs tout aussi importants que les collaborateurs encore en poste.

Soigner son procédé offboarding est ainsi une des formes qui va permettre d’entretenir une bonne relation et image de l’entreprise après leur départ, en leur laissant une expérience satisfaisante pour leurs dernières semaines au sein de l’entreprise.

Un autre point important est que la marque employeur est aussi un des corollaires du réseau d’anciens collaborateurs de l’entreprise, qui devient de plus en plus stratégique à l’heure où les coûts de recrutement augmentent et où la guerre des profils qualifiée fait rage. Si en effet il est possible de trouver les candidats de demain à l’extérieur, ils peuvent parfois aussi être d’anciens salariés qui reviendraient après quelques années. Il faut donc considérer chaque départ d’un salarié comme la fin d’un contrat mais pas forcément d’une relation, qui pourrait résulter dans une nouvelle collaboration.

Les étapes pour créer un plan d’offboarding efficace pour les collaborateurs qui quittent l’entreprise

Après avoir insisté sur les différents bénéfices d’une procédure d’accompagnement des salariés sortant, il est temps de voir comment il est possible de créer un processus d’offboarding clair et facilement implémentable. Il existe selon nous 4 grandes étapes à respecter : comment faire un état des lieux du poste, des missions, projets et compétences du salarié ? Comment annoncer le départ afin de permettre une bonne adaptation du salarié et de ses interlocuteurs directs ? Comment assurer un transfert des compétences entre le collaborateur sortant et l’entreprise / son remplaçant ? Et enfin comment créer une expérience satisfaisante pour le salarié lors de ses derniers jours ?

Etape 1 de l’offboarding : faire un état des lieux complet du poste et de ses enjeux

Il existe une différence entre une fiche de poste et la réalité des missions et tâches de la personne qui les exercent, surtout pour un poste stratégique et après plusieurs années d’exercice au sein de l’entreprise. Il est donc nécessaire de vérifier plusieurs éléments en dressant un état des lieux simple qui va permettre de driver le départ du collaborateur et le transfert de compétence par la suite :

• Quelles sont ses principales missions ?
• Quels sont les principaux projets associés et leur avancement ? Quelles sont les différentes tâches associées ?
• Quelle est la répartition du travail entre ses différents projets et tâches (en termes de nombre de jours par semaine sur chaque élément par exemple) ?
• Quelles sont ses compétences et connaissances déterminantes pour le poste ? Lesquelles nécessitent d’être prise en compte dans la recherche du remplaçant / pourront être acquises via la formation prodiguée par l’entreprise ou nécessitent une formation externe ?
• Qui sont ses interlocuteurs principaux ?
• Existe-t-il des taches ou éléments critiques sur lesquels il est nécessaire d’être attentif lors de la passation ou vacance du poste ?
• Quels sont les principaux obstacles que le collaborateur rencontre dans son poste et comment y remédier ?

Mettre en forme cette liste de questions sous la forme d’un questionnaire et le faire remplir par le candidat sortant, tout en associant à cet exercice une réunion, est un point d’étape important qui permettra d’avoir une vue d’ensemble sur le poste et de conduire une véritable transition.

En terme de culture d’entreprise, c’est aussi un moyen de montrer que le poste du salarié compte et que l’on s’intéresse de façon précise à la création de valeur qu’il a pu réaliser lorsqu’il était en poste.

Etape 2 de l’offboarding : annoncer le départ du collaborateur

Une fois que l’état des lieux est réalisé, il est nécessaire de passer à la seconde étape qu’est l’annonce du départ. C’est une étape importante dans laquelle il est nécessaire d’avoir la vision la plus large possible en considérant les collègues directs, indirects, les clients, partenaires externes… Il est nécessaire de préciser ainsi qu’un plan de transition est en cours et de donner le maximum d’éléments de réponse le plus vite possible afin que l’organisation puisse s’adapter.

Etape 3 de l’offboarding : assurer le transfert de compétence du salarié sortant à l’entreprise / son remplaçant

Le cadrage terminé et l’annonce faite, il est désormais nécessaire de mettre en œuvre le plan de transfert de compétences et la passation en se basant sur l’état des lieux réalisé dans l’étape 1. Il est ainsi nécessaire ici :

1. d’établir un agenda concernant le transfert de compétence : quand le départ du collaborateur sera effectif et comment organiser les différentes étapes ?
2. Concernant les connaissances et les méthodes du salarié, comment les transmettre à l’entreprise ? Il est possible de créer un dossier dans lequel le salarié laissera toutes ses ressources, pour lui de créer des documents de formation pour son remplaçant ou même de passer quelques jours avec son remplaçant si cela est possible… Il s’agit ici de ne pas perdre la valeur du travail du collaborateur sur le départ. 
3. Il est nécessaire quelques jours avant le départ du collaborateur de vérifier ce qui a pu être fait ou non et l’impact que cela va avoir sur le remplaçant ou les membres de l’équipe, voire même l’entreprise sur le poste vacant durant une certaine période.

Il s’agit donc encore une fois d’un ensemble de bonnes pratiques et d’organisations qui, avec un agenda précis, vont permettre de créer un processus d’offboarding efficace aussi bien pour le salarié sortant que pour l’entreprise à long terme.

Etape 4 de l’offboarding : créer des derniers jours plaisants pour le salarié qui quitte son poste

Nous avons beaucoup parlé de la mission du salarié et comment en assurer une continuité au sein de l’entreprise, mais l’offboarding doit aussi prendre en compte la dimension humaine du départ. Il est ainsi nécessaire de créer une expérience mémorable pour le collaborateur sortant et lui permettre de s’exprimer.

Vient d’abord les formalités qui vont permettre de conclure la collaboration entre le salarié et son entreprise. Si bien entendu des échanges ont déjà eu lieu sur les points d’amélioration entre le manager et le collaborateur sortant, d’autres échanges peuvent ou doivent avoir lieu : un entretien avec les ressources humaines afin de collecter des informations qui serviront à d’autres ou détecter des points d’alertes. Dans une structure plus petite, on peut imaginer que l’onboarding implique un entretien avec le CEO afin que ce dernier puisse avoir une vision des éventuels axes d’améliorations sous un autre angle. Encore une fois le but n’est pas que de finaliser la collaboration mais aussi de montrer, via le procédé d’offboarding, que le travail du salarié et son rôle ne sont pas minimisés.

Enfin via la partie la plus plaisante du départ du collaborateur, à savoir le pot de départ ou événement permettant de le remercier. Ici il s’agit de rassembler les collaborateurs avec qui il a pu interagir, faire une collecte pour lui offrir un cadeau de départ et aussi de le remercier une dernière fois.