Créer un parcours d’onboarding pour un stagiaire

L’onboarding du stagiaire, un exercice plus stratégique qu’on l’imagine

L’onboarding est un passage crucial pour le stagiaire pour plusieurs raisons. La première c’est qu’un stagiaire est généralement peu expérimenté, et ne possède donc pas toutes les compétences requises pour assurer toutes les missions sur lesquelles l’entreprise à besoin d’aide et possède aussi une connaissance du secteur généralement plus limité.

Il est aussi présent généralement pour 6 mois, soit une échelle de temps très limitée dans la vie d’une entreprise. Si l’on compte la mise en route et un apprentissage progressif, on compte seulement quelques mois de productivité uniquement. C’est d’ailleurs le problème que rencontrent beaucoup de managers à qui l’on propose d’avoir recours à un stagiaire pour les épauler : même si l’idée est appréciable, ils ont peur de devoir passer trop de temps à les former pour un gain de productivité réel trop faible par la suite, le stagiaire allant quitter l’entreprise quelques semaines après.

Or le stage doit être envisagé comme une véritable mission du collaborateur, avec ses objectifs, ses missions, ses KPI… Si on a souvent l’image du stagiaire un peu gauche, on est jamais à l’abri de trouver des perles rares qui sont passionnées du secteur d’activité et en connaissent parfois bien plus sur certaines méthodes et outils que des collaborateurs plus âgés !

Il est donc essentiel de permettre à son entreprise de proposer une expérience digne de celle d’un collaborateur tout en permettant une prise en charge et une montée en compétences d’efficace des stagiaires dans l’entreprise, l’onboarding est donc un exercice gagnant des deux côtés.

Les principales erreurs des managers avec leur stagiaire lors de l’intégration

Du simple manque d’organisation à un véritable manque de considération, une expérience de stage est souvent très hétérogène même au sein de la même entreprise. Voici la liste des erreurs les plus courantes qui vont aussi bien pénaliser le stagiaire que son manager et, au final, l’entreprise elle-même :

• Ne pas lui donner de mission précise et le laisser dans l’attente de tâches venant au fil de l’eau 
• Ne pas le considérer comme un véritable collaborateur de l’entreprise 
• Ne pas lui apprendre de nouvelles compétences lors de son expérience de stage 
• Ne pas lui fixer de challenge avec ses objectifs et KPI
• Ne pas l’intégrer au sein de l’équipe 
• Ne pas lui donner de perspectives à l’issue de son stage

L’importance de l’onboarding pour créer une expérience stage enrichissante

Généralement, on concentre simplement le stagiaire sur la réalisation de tâches qui vont le rendre utile à son manager, le limitant à un rôle de support. On va donc faire en sorte le lui créer un parcours d’intégration limité à la compréhension de l’entreprise et des tâches qui vont lui incomber. Qu’en est-il de son intégration dans l’équipe et aussi de sa perception de la culture d’entreprise ?

Selon nous, même dans le cadre d’un stage court, un onboarding efficace est composé de 4 grandes dimensions :

• La compréhension de sa mission, à savoir quel est le rôle du stagiaire dans l’entreprise et comment son poste va créer de la valeur ajoutée en réalisant les différents projets / tâches qui lui incombent. 
• La formation, comment faire en sorte de lui assurer une montée en compétences qui va lui permettre d’accomplir sa mission et de se développer.
• L’intégration sociale, c’est-à-dire faire en sorte que le stagiaire puisse développer un réseau au sein de l’entreprise pour son épanouissement personnel et professionnel 
• L’adhésion à la culture d’entreprise, c’est-à-dire comment faire percevoir le caractère unique de l’entreprise qu’il intègre, avec ses valeurs, méthodes, rituels… Et les faire adopter.

Disposer d’un modèle d’onboarding efficace pour les stagiaires

L’objectif est donc de créer un parcours d’onboarding qui va permettre de former les stagiaires plus rapidement tout en assurant une découverte complète de l’entreprise et ainsi proposer une expérience lui donnant envie de donner le meilleur de lui-même pour la suite de son stage.

Voici un exemple de parcours d’intégration pour un stagiaire :

• Lui remettre un welcome pack, avoir son matériel préparé et lui avoir attribué un espace de travail dédié pour lui montrer que son statut de stagiaire n’entache en rien sa considération aux yeux de l’entreprise
• lui faire rencontrer les différentes personnes clés au sein de son équipe et son service afin de mieux lui faire comprendre comment l’entreprise et le secteur fonctionnent et surtout créer un environnement de travail qui favorise la prise d’initiative
• Lui faire assumer différentes tâches lors de ses premières semaines : assister l’équipe commerciale, créer des éléments publicitaires avec l’équipe marketing, soutenir le service client… L’idée est de lui donner une vision holistique de l’entreprise et aussi de repérer ses affinités et compétences 
• Lui donner ensuite une ou plusieurs missions claires et le former à une méthodologie de gestion projet simple, avec de plus en plus d’autonomie 
• Faire des points réguliers, dont certains aussi formels que pour un collaborateur en CDI. 
• Le laisser explorer et prendre les initiatives afin de le motiver 
• Exploiter au maximum sa vision nouvelle des choses en l’associant aux différents brainstormings ou encore en lui demandant de réaliser un rapport d’étonnement à la fin de ses premières semaines

Le stagiaire d’aujourd’hui et le candidat de demain, voir le futur manager

Une expérience de stage enrichissante crée un lien fort entre le stagiaire et l’entreprise, parfois aussi avec l’équipe dans laquelle il était présent. Cela lui donnera envie, à la fin de son stage ou de ses études, de rejoindre l’entreprise et y faire son début de carrière. A l’heure où les coûts de recrutements pèsent de plus en plus sur les entreprises et où il est compliqué de trouver des talents, il faut envisager les stagiaires comme de futurs candidats potentiels ! Formés à vos méthodes, à l’aise avec votre organisation, investir dans les stagiaires vous apportera un retour sur investissement important s’ils deviennent par la suite les collaborateurs de votre équipe dans le futur.

Quand bien même il n’existerait pas encore d’opportunité directe au sein de votre entreprise, les stagiaires vont aussi évoluer au sein d’autres structures et seront des ambassadeurs de votre organisation aux yeux de leurs futurs collaborateurs et aussi de leur réseau étudiant. L’accueil et l’intégration des stagiaires sont donc des exercices essentiels dans la construction de votre marque employeur.