Le guide de l’onboarding en start-up

Les spécificités de l’onboarding en start-up

On considère ici comme start-up une entreprise dont le business model n’est pas encore totalement déterminé et qui affiche une croissance forte sur certains indicateurs de performance qui la rende prometteuse quand bien même elle ne serait pas encore rentable. Ce type d’organisation a donc des spécificités particulières qui sont à prendre en compte afin de créer l’onboarding des nouveaux arrivants.

Le cas des premiers employés

On dit souvent que la culture d’une entreprise se construit avec ses 10 premiers employés. C’est en effet à ce stade plus facile de créer ce qui fera la future culture d’entreprise de la start-up. Avec un effectif faible, le poids de chaque personnalité aura aussi beaucoup plus d’impact sur l’organisation que dans un grand groupe. Il est donc nécessaire de faire en sorte que l’onboarding prenne en compte cette dimension, afin de créer des fondements solides pour que l’organisation grandisse en accord avec les objectifs de performance que s’est fixé la direction de la start-up, mais aussi de la culture qu’elle souhaite mettre en place.

Un effectif plus faible

En moyenne une start-up, même ayant dépassé le stade de l’early stage, reste une entreprise avec un effectif réduit. Cela donne la possibilité de créer un parcours d’onboarding qui va favoriser l’intégration sociale de par la possibilité d’avoir facilement accès à chaque collaborateur, mais aussi d’effectuer un partage de compétence plus efficace. Cela permettra aux nouveaux arrivants d’avoir une vision complète de l’organisation et de la chaîne de valeur de la start-up, et notamment de mieux comprendre l’importance de sa mission. Il est donc indispensable que le futur parcours d’onboarding réalise l’importance que le nouvel arrivant puisse saisir l’opportunité d’avoir cette vision holistique de l’entreprise et s’imprègne des compétences des autres.

Des process moins gravés dans le marbre

L’entreprise étant en phase de croissance, elle se renouvelle sans cesse. De plus, le passé de 3 à 10 employés nécessite d’avoir une démarche plus structurée. Passé le cap des 25 salariés en start-up, l’organisation et le partage d’information se complexifie énormément. Il est donc indispensable de mettre en place des processus stables qui vont faciliter le travail des membres de l’équipe, notamment concernant l’intégration des nouvelles recrues. L’âge des collaborateurs et la maturité de l’entreprise font aussi qu’ils seront plus à même de s’adapter au changement.

Des profils plus jeunes avec de nouvelles attentes

Dernière caractéristique importante des start-up : l’âge moyen plus bas des collaborateurs. Si cela présente des avantages en termes d’adaptabilité de possibilité d’évolution, il existe aussi de nombreux enjeux autour de cette question, premièrement, les carrières plus courtes et la volonté d’évolution font qu’il est nécessaire de montrer que l’expérience collaborateur est une priorité. Vient ensuite la quête de sens des nouvelles générations, qui font que l’adhésion à la culture d’entreprise est désormais primordiale. Enfin le bien-être au travail, qui passe notamment par la volonté d’avoir des relations sociales avec ses collègues est aussi très fort. C’est donc toutes ses dimensions qu’il est nécessaire de mettre en avant dès l’onboarding, pour montrer la valeur que la start-up accorde à ces préoccupations.

Des ressources plus limitées sur les questions liées aux ressources humaines

Un recrutement prend beaucoup de temps, et ce temps se paye encore plus cher lorsque les ressources sont limitées. Réflexion sur le profil, entretiens avec plusieurs membres de la direction et de l’équipe, cas pratiques… Le fait de vouloir faire en sorte que chaque recrue soit absolument la bonne et que la décision associe plusieurs collaborateurs clés va faire augmenter la bande passante nécessaire lors de chaque recrutement, dans une organisation où chaque personne manque de temps ! Si l’on ajoute le manque de visibilité de certaines start-up, inconnues des candidats et le recours à des cabinets de recrutement qui vont prendre en moyenne une commission équivalente à 20% du salaire annuel brut du nouvel arrivant, on comprend pourquoi chaque intégration se doit d’être un succès et donc pourquoi il est nécessaire d’avoir un processus d’onboarding irréprochable.

Comment créer une expérience d’onboarding unique en start-up

Avant de se lancer dans la création d’un onboarding spécifique à sa start-up à base de workflows et d’outils divers, il est nécessaire de se poser la question suivante : Qu’est-ce qu’un bon onboarding ?

Selon nous, un onboarding efficace est composé de 4 grandes dimensions :

• La compréhension de sa mission, à savoir quel est le rôle du collaborateur dans l’entreprise et comment son poste va créer de la valeur ajoutée en réalisant les différents projets / tâches qui lui incombent. 
• La formation, comment faire en sorte de lui assurer une montée en compétences qui va lui permettre d’accomplir sa mission et de se développer.
• L’intégration sociale, c’est-à-dire faire en sorte que le collaborateur puisse développer un réseau au sein de l’entreprise pour son épanouissement personnel et professionnel 
• L’adhésion à la culture d’entreprise, c’est-à-dire comment faire percevoir le caractère unique de l’entreprise qu’il intègre, avec ses valeurs, méthodes, rituels… Et les faire adopter.

On voit que chacune de ses dimensions est vitale pour une start-up : le salarié doit comprendre sa mission et être formé pour être productif rapidement, doit s’intégrer par ses différentes relations avec ses collègues et enfin adhérer, voir créer, la culture d’entreprise de la start-up.

Prenons un exemple de parcours d’onboarding au sein d’une start-up tech :

• Lors du premier jour, le nouvel arrivant reçoit une box qui contient un T-shirt logo typé, un livre qui représente bien les enjeux et l’état d’esprit de l’entreprise et des friandises pour égayer sa matinée. 
• Un petit-déjeuner avec les 15 membres de l’équipe a ensuite lieu pour lui souhaiter la bienvenue et lui présenter brièvement ses membres. 
• Le nouvel arrivant passe ensuite une heure aux ressources humaines pour échanger, récupérer son matériel et finaliser les éventuelles procédures administratives
• Il fait ensuite des points plus poussés avec deux personnes : son manager, avec lequel elle va discuter de sa mission et de son onboarding et son buddy, membre de l’entreprise chargé de l’aider dans son intégration sociale.
• Dès la première semaine, on lui donne tous les outils pour réussir : accès aux bonnes ressources, aux bons outils (et leurs mots de passe).
• Le nouvel arrivant va ensuite rencontrer des personnes clés : le département marketing lui expliquant comment fonctionne l’acquisition au sein de la start-up, le product manager pour qu’il puisse comprendre la solution, le Head of sales sur la façon dont se fait une vente, le service customer success pour comprendre les enjeux et besoins des clients etc. 
• Après cette période de découverte, on lui donne des premières tâches à réaliser, sous la surveillance attentive de son manager afin qu’il puisse évaluer son niveau et apprendre à se connaître.
• Des feedbacks ont lieu régulièrement : à J + 7 pour connaître son état d’esprit, a J + 14 pour faire le point sur ses observations et le retour de son manager concernant ses compétences. 
• Enfin, on l’intègre aux différentes pauses, événements d’équipe, on la présente au CEO afin qu’il puisse avoir une vision de la mission de l’entreprise…

C’est en créant une démarche complète et avec un process clair que l’on pourra ainsi répondre aux deux besoins principaux d’une start-up en matière d’onboarding : créer un process efficace faisant gagner du temps et rendant la personne productive au plus vite tout en assurant une expérience collaborateur unique !

L’onboarding dans une start-up qui vient de lever des fonds

Si certaines start-up ne vont procéder qu’à très peu de recrutements par an, d’autres peuvent avoir la nécessité de recruter parfois plus de 20 personnes par an pour soutenir la croissance de leur modèle économique. C’est le cas des start-up qui se financent avec d’importantes levées de fonds : en levant plusieurs millions en série A, une start-up va pouvoir ajouter de nombreuses compétences à son organisation et recruter de nombreux collaborateurs sur une période très courte. Disposer d’un processus d’onboarding efficace et bien rodé est donc indispensable pour ce genre d’entreprise.

Premièrement car la start-up se trouve dans une véritable course contre la montre, devant utiliser ses fonds à bon escient pour avoir atteint certains indicateurs qui permettront de montrer à ses investisseurs la rentabilité de l’entreprise à long terme ou encore justifier une autre levée de fonds. Il est donc nécessaire de faire en sorte que les nouveaux collaborateurs soient productifs le plus rapidement possible.

Ensuite, il est aussi nécessaire pour elle de faire en sorte que leur culture d’entreprise reste intacte ou évolue dans la direction voulue à mesure que l’entreprise grandit. Un processus d’onboarding qui garantit une expérience collaborateur de qualité tout en restant homogène est aussi recherché par ce type de start-up. L’onboarding permettra d’offrir une expérience qui va renforcer la marque employeur et renforcer à long terme l’attractivité de la start-up.