Les challenges de l’intégration des nouveaux collaborateurs dans un contexte de travail à distance
Le télétravail est rendu possible grâce à la technologie et possède de nombreux avantages pour l’entreprise : réduction des coûts fixes, plus d’agilité dans l’évolution de l’organisation, gains de temps générés par l’absence de certaines tâches et fonctions (moyens généraux), etc.
Il provoque aussi une distanciation des équipes, parfois difficile à surmonter. Certains collaborateurs aiment en effet pouvoir se réunir au sein d’un lieu, échanger avec leurs collègues. Dans un contexte purement professionnel, il est aussi plus difficile d’impliquer des gens que l’on n’aura pas rencontrés au préalable physiquement et d’avoir autant d’impact pour une négociation commerciale ou un lancement de produit qui serait amorcé sur Zoom ou Skype… Les collaborateurs peuvent néanmoins s’adapter à un télétravail temporaire, car ils possèdent déjà un réseau interne et que cette situation d’isolation n’est que partielle ou sur des courtes durées. Mais peut-on en dire autant d’un nouvel arrivant qui intégrerait l’entreprise en situation de télétravail complet ou durant les 3 jours hebdomadaires imposés par son organisation ?
C’est en effet une expérience qui peut se révéler traumatisante pour un nouvel arrivant, à plusieurs niveaux.
D’abord concernant sa montée en compétences, car l’apprentissage se fait beaucoup de façon informelle via l’observation des membres de l’équipe et des collègues. Cette facette de la formation a été notamment mise en avant par la chercheuse indienne Sugata Mitra et son « expérience du trou dans le mur », qui montre comment l’apprentissage se fait parfois plus facilement en observant ses pairs que dans une forme plus formelle (au cours d’une réunion avec son manager par exemple). Réfléchissez à tout ce que vous avez appris simplement en écoutant vos collègues !
Concernant l’intégration sociale du nouveau membre de l’entreprise, elle est aussi bien plus compliquée. Il reste difficile de créer des liens à distance et il est aussi plus complexe de se remémorer de tous ses collègues et autres collaborateurs indirects lorsque l’on ne les rencontre pas physiquement. L’absence d’événement et de moment de socialisation fait aussi que le salarié sera moins intégré au sein de l’entreprise et attaché à elle, en effet beaucoup d’éléments liés à la culture d’entreprise sont géographiques et propres au lieu de cette dernière.
L’onboarding, une question encore plus stratégique dans une entreprise en télétravail / remote
Si avoir un parcours d’onboarding clair et personnalisé pour chaque nouvel arrivant est crucial dans une entreprise, il est indispensable dans une entreprise en situation de télétravail ou en remote. Le phénomène d’isolement étant un risque, il est nécessaire de donner de la vision à la nouvelle recrue avec un plan d’intégration clair, de lui permettre de s’intégrer et de disposer de moyens de suivi de la progression et des difficultés rencontrées par le nouveau salarié.
En situation de télétravail, il est plus compliqué d’échanger entre membres de l’équipe et entre services pour préparer et suivre un onboarding, il est donc nécessaire de disposer d’un processus admis de tous et qui donne une marche à suivre précise.
La distance fait aussi que le salarié qui intègre l’entreprise aura moins la possibilité de s’exprimer, moins de repères et doit donc pouvoir se rattacher à un plan d’intégration clair.
Enfin il est nécessaire de mettre en place différents points d’étapes, d’espaces d’échanges et de rituels afin d’établir la communication et que le nouvel arrivant ait un accès facilité à son manager et aux différentes parties prenantes liées à son intégration.
Onboarding et télétravail, par où commencer ?
Il faut donc encore une fois se poser la question de ce qu’est un bon onboarding, puis tenter d’adapter cette intégration en assurant une expérience collaborateur de qualité à la situation de télétravail.
L’onboarding est composé de 4 grandes dimensions :
- La compréhension de sa mission, à savoir quel est le rôle du collaborateur dans l’entreprise et comment son poste va créer de la valeur ajoutée en réalisant les différents projets / tâches qui lui incombent.
- La formation, comment faire en sorte de lui assurer une montée en compétences qui va lui permettre d’accomplir sa mission et de se développer.
- L’intégration sociale, c’est-à-dire faire en sorte que le collaborateur puisse développer un réseau au sein de l’entreprise pour son épanouissement personnel et professionnel.
- L’adhésion à la culture d’entreprise, c’est-à-dire comment faire percevoir le caractère unique de l’entreprise qu’il intègre, avec ses valeurs, méthodes, rituels… Et les faire adopter.
À ces principes, il est ensuite nécessaire d’y intégrer les contraintes du travail à distance, afin d’être sûr de créer un programme qui y répond. Les principaux obstacles sont :
- Le fait de ne pas avoir accès à son manager et son équipe,
- Le fait d’avoir un accès plus difficile à l’information,
- Le fait d’avoir moins de supports dans la réalisation de ces premières tâches.
Pour cela il est selon nous nécessaire de travailler sur 3 axes :
- Créer un plan d’intégration sur les premières semaines qui répond aux différentes attentes via une liste de tâches à réaliser, de rencontres, de réunions, d’activités précises… Ce qui va permettre au nouvel arrivant de bénéficier d’une feuille de route claire et de disposer d’un outil pour progresser par lui-même.
- Mettre en place un climat d’échange propice avec les différents interlocuteurs que le nouveau collègue va pouvoir contacter en cas de questions ou problèmes divers. Il ne s’agit pas tellement de définir des points réguliers ou une liste de contacts mais de créer un contexte favorable qui permet au nouveau membre de l’entreprise d’oser chercher de l’aide, prendre des initiatives.
- Créer une base de ressources organisées et accessibles qui va permettre de trouver l’information facilement et sans avoir besoin d’interactions spécifiques avec d’autres membres de l’équipe. Cela permettra de rendre le nouvel arrivant autonome et de lui permettre de progresser sereinement.
La nécessité structurelle de digitaliser le parcours d’onboarding
On voit que la mise en place d’un onboarding pour une personne intégrant l’entreprise en situation de télétravail fait naître de nouveaux challenges structurels, pour lequel l’une des réponses, au-delà de la création d’un parcours d’onboarding efficace, se trouve dans le numérique et ses différents outils.
L’un des premiers avantages du digital est qu’il permet de rendre le travail possible de façon asynchrone. C’est le cas de la mise à disposition de l’information, en créant en ligne une base de ressources organisées, telle que nous l’avons présentée précédemment.
La deuxième force du digital est de permettre de nombreux points d’échanges et de contacts malgré la distance, que ce soit pour des besoins professionnels ou d’intégration sociale des nouveaux arrivants. Messageries instantanées, logiciels de web conférences, applications de brainstorming… L’essentiel est de ne pas simplement considérer l’outil mais la façon dont ce dernier répond à un problème tout en le scénarisant au sein du parcours d’onboarding.
Pour prendre un exemple précis, il est possible de créer une session de brainstorming via l’outil Miro, qui permet de réaliser un certain nombre d’activités liées à la gestion de projets (un diagramme de Gantt, un parcours client, la feuille de route d’un projet…). Le nouvel arrivant, son manager et des membres de l’équipe pourront ainsi collaborer sur un sujet précis, tout en apprenant à se connaître, et d’archiver les résultats de cette séance dans la base de ressources accessibles au nouvel arrivant, pour que ce dernier puisse facilement retrouver le fruit de ce travail de groupe.
Le télétravail ou remote présente comme tout mode d’organisation des désavantages mais est aussi une formidable opportunité de repenser certains processus en entreprise, sur la forme comme sur le fond. L’onboarding peut donc être réinventé, en essayant de créer une expérience qui va non seulement limiter les effets négatifs de la distanciation mais surtout créer une expérience collaborateur unique en mêlant méthode, efficacité et technologie.
