L’onboarding d’un nouveau collaborateur un processus qui implique plusieurs participants au sein de l’entreprise
L’onboarding comporte de nombreuses dimensions : la formation et montée en compétence, la définition des missions, l’intégration sociale, l’adhésion à la culture d’entreprise ou les différentes formalités administratives. C’est cet aspect très varié qui fait qu’il est impossible pour le seul manager d’un salarié fraîchement intégré de les assumer toutes.
Premièrement, il n’est pas formé pour assumer tous ses rôles. De plus, certaines prérogatives reviennent à des services spécifiques et enfin certaines personnes auront plus d’impact pour offrir une expérience collaborateur plus intéressante dès les premiers jours de par l’apport spécifique qu’elles peuvent ajouter au parcours d’intégration.
On distingue ainsi de nombreux membres de l’entreprise et services qui vont pouvoir avoir un rôle dans l’intégration des nouveaux collaborateurs et ainsi permettre de créer un parcours d’intégration complet. L’objectif est de permettre d’offrir des premières semaines uniques aux nouvelles recrues tout en permettant à l’entreprise de mieux s’organiser et d’éviter les impairs dus à un manque de communication entre les différents départements.
Quelle responsabilité pour le manager dans l’onboarding ?
C’est la personne qui se doit d’être le plus impliquée dans l’intégration du nouveau membre de son équipe.
Son premier rôle est d’être le metteur en scène de l’onboarding du nouvel arrivant, en vérifiant que tous les autres services sont dans les temps et prêt à effectuer les tâches qui leur incombent dans l’intégration du nouveau collaborateur.
Il est aussi le garant de la partie de l’intégration liée à la mission du collaborateur : lui expliquer son poste, ses objectifs, ce qui est attendu et fixer un cap précis sur la partie purement professionnelle de l’intégration.
Enfin c’est à lui que revient de suivre l’avancée du nouveau collaborateur, de savoir si ce dernier rencontre des obstacles, de l’évaluer et de vérifier si son intégration se passe bien. Il va devoir aussi émettre un avis à la fin de la période d’essai, il est donc essentiel qu’il soit proactif dans la vérification entre les besoins de l’entreprise et le travail fourni par le nouveau venu.
Au-delà de l’intégration, il est nécessaire pour le manager d’utiliser les éléments observés pour se projeter au-delà des premières semaines afin d’identifier des axes de progression, des besoins de formation, des évolutions des différentes missions actuelles du salarié… Contrairement aux autres fonctions, c’est celui qui va sûrement le plus collaborer avec la nouvelle reçue une fois son onboarding terminé.
Concernant l’intégration dans l’équipe, l’adhésion à la culture d’entreprise, il est nécessaire qu’il fournisse de son côté un effort certain afin de permettre à son dernier arrivé d’y parvenir. Il est ainsi nécessaire pour lui de tracer les bases, qui seront ensuite développées aussi par les autres participants à son onboarding et par le collaborateur lui-même une fois qu’il sera autonome.
Quelle responsabilité pour les ressources humaines dans l’onboarding ?
Les ressources humaines ont une responsabilité qui peut varier d’une organisation à une autre, mais on retrouve toujours des éléments communs dans leur participation.
D’abord elles sont souvent garantes de la partie administrative et contractuelle de l’intégration. Ce sont eux qui vont veiller à préparer l’intégration administrative du nouveau collaborateur avant son arrivée, de finaliser son intégration lors de ses premières semaines en lui faisant signer les différents formulaires d’adhésion à la mutuelle, au règlement intérieur etc.
En l’absence d’un service dédié aux moyens généraux, ce sont les ressources humaines qui vont devoir pouvoir à ses besoins en termes de matériel professionnel (comme son ordinateur), équipement propre à son contrat (voiture de fonction) ou encore lié à la culture d’entreprise (son pack d’arrivée comprenant différent goodies aux couleurs de l’entreprise).
Elles sont aussi garantes d’intégrer le nouvel arrivant dans l’écosystème digital de l’entreprise, en lui donnant les différents accès aux plateformes permettant de gérer les jours de congé, d’accéder aux contenus de formations ou à l’intranet de l’entreprise.
Un premier entretien est aussi souvent pratiqué afin d’en apprendre plus sur le nouvel arrivant et, au-delà de répondre à ses interrogations, de permettre à l’organisation d’avoir une meilleure vision sur le pool de talents présent en son sein.
Quelle responsabilité pour le CEO / senior management dans l’onboarding ?
Avoir un membre de la direction comme interlocuteur lors de ses premiers jours est un élément très valorisant pour le nouveau salarié. Cela montre que son arrivée est importante mais aussi que le management de l’entreprise est ouvert à l’échange avec les salariés, élément essentiel de toute bonne marque employeur.
Le rôle du CEO ou du senior manager est ici de montrer la mission de l’entreprise et la stratégie que cette dernière veut mettre en place sur les prochaines années pour y parvenir. Le nouvel arrivant aura ainsi des éléments qui lui serviront à mieux comprendre sa nouvelle entreprise mais aussi d’être inspiré dès son arrivée.
Cet exercice permettra aussi à la direction de mieux connaître les différents potentiels et leur expertise au sein de l’entreprise, d’échanger avec des personnes qui ont encore une vision plus externe de la société et sa façon de faire les choses afin d’obtenir des retours d’expérience. Les bénéfices vont dans les deux sens !
Quelle responsabilité pour le parrain / le buddy dans l’onboarding ?
Le parrain ou buddy est une pratique qui consiste à mettre en relation le nouveau salarié avec un membre de l’équipe ou d’un autre service avec lequel il n’y aurait pas de lien professionnel direct mais plutôt l’espoir d’une connivence : une personne du même âge, du même profil etc.
L’objectif est de permettre au nouvel arrivant d’avoir une personne qui pourra répondre aux questions plus informelles que celles qu’il pourra poser à son manager, de commencer à construire son réseau au sein de l’entreprise. On voit donc que le rôle du buddy est fortement lié à l’intégration sociale du nouveau salarié, mais il est possible d’envisager beaucoup de schémas dans la façon dont on met en place ce type de parrainage lors de l’onboarding.
Quelle responsabilité pour les moyens généraux dans l’onboarding ?
Dans une entreprise de taille moyenne, on retrouve le service des moyens généraux, dont le rôle est parfois assumé par les ressources humaines ou l‘office manager en fonction de la configuration de l’entreprise. Le rôle de ce service est important pour le nouveau candidat car c’est lui qui va s’occuper de lui remettre son équipement, d’effectuer des aménagements sur son espace de travail, de lui présenter les différentes procédures liées aux commandes internes ou règles de sécurité. Cela peut paraître trivial mais ce sont l’ensemble de ces petites expériences et la fluidité de l’accueil qui vont créer une intégration mémorable.
Quelle responsabilité pour l’office manager dans l’onboarding ?
L’office manager est une de ses nouvelles fonctions qui émerge dans les entreprises et est à la frontière en l’assistanat, les moyens généraux et les ressources humaines. On retrouve ainsi des cabinets de conseils, agences ou start-up qui possèdent un office manager chargé de veiller à la vie de bureau dans son aspect professionnel mais parfois aussi plus social.
Ainsi cette fonction peut se retrouver à la croisée des chemins concernant l’intégration des nouveaux arrivants.
L’importance de définir les rôles de chacun avant l’arrivée d’un nouveau salarié
On voit donc que l’onboarding est un exercice aux nombreuses facettes et que ces dernières peuvent être chacune incarnées par des personnes différentes. Il est aussi nécessaire d’adapter la responsabilité de l’onboarding aux caractéristiques de l’organisation.
Cela met en revanche en avant l’importance de construire avec les différents interlocuteurs le parcours d’intégration des nouveaux arrivants, car c’est la collaboration entre les différents services dans un enchaînement fluide des étapes d’onboarding qui va créer une expérience collaborateur de qualité pour le nouveau salarié.
À l’inverse, même avec les meilleures expertises réunies au sein de l’entreprise, un manque d’organisation fera que les parcours d’onboarding seront très hétérogènes et que certains nouveaux arrivants ne pourront pas bénéficier d’une intégration leur permettant d’être opérationnels, intégré et attaché à leur nouvelle entreprise aussi vite que les autres.
